De curând am citit cartea lui Peter Taylor “ Managerul de proiect cel leneş: cum să fi de două ori mai productiv şi totuşi să părăseşti locul de muncă mai devreme”, într-un moment în care colegii mei erau încărcaţi cu o mulţime de sarcini care ar fi putut foarte uşor să fie delegate altor persoane. “Delegarea” este un subiect-cheie în cartea lui Peter Taylor şi un aspect important atunci când vine vorba despre a face lucrurile într-un mod eficient. Spun şi mă gândesc la rezultate mai bune într-un timp mai scurt petrecut la birou. Asta nu înseamnă 4 ore de muncă pe zi, ci un mod de a finaliza cât mai multe sarcini împreună cu membrii echipei.

 

Taylor îşi bazează abordarea asupra Teoriei Dinozaurului:

Aşa cum ilustrează imaginea “orice dinozaur este mai subţire la un capăt (ex.gât), mult mai gros la mijloc (ex.trunchi) şi apoi din nou subţire la celălalt capăt (ex.coadă)”. La fel ar trebui să se intâmple şi în cazul proiectelor şi anume, managerul să îşi dedice mai mult timp şi să facă un efort mai mare în etapele critice ale unui proiect, adică la începutul şi sfârşitul proiectului, şi mai puţin timp şi efort depus în timpul desfăşurării proiectului sau în fazele mai puţin critice. Aplicând teoria dinozaurului, un proiect ar trebui să fie „mai gros la un capăt, mult mai subţire la mijloc şi apoi din nou gros la celălat capăt”. Ideea e simplă: managerul de proiect să realizeze o muncă mai intensă la începutul proiectului pentru a pune lucrurile pe direcţia bună, apoi să lase echipa să urmeze direcţia stabilită la început, iar apoi să finalizeze proiectul cu grijă şi cu o implicare mai mare.

O altă teorie spune că dacă dorim să ducem dinozaurului din punctul A în punctul B, pur şi simplu îl plimbăm şi nu îl ridicăm pe sus. La fel ar trebuie să se întâmple în cazul proiectelor, adică managerul să conducă şi să dirijeze proiectul şi nu să îl “ridice” şi să ducă în spate toate sarcinile grele suportând dureri de spate până la final.

Mi-a plăcut cartea lui Peter Taylor şi este uşor de citit. Ce mi-a plăcut cel mai mult a fost faptul că include în carte o mulţime de anecdote despre momentele în care lucrurile nu au mers tocmai bine – la urma urmei cui nu îi place să citească despre greşelile altor oameni? Învăţăm mult mai mult de la oamenii care spun „am incurcat”, decât de la aceia ce spun „am fost atât de genial”.

“Managerul de proiect leneş” nu vă va învăţa cu siguranţă cum să deveniţi manageri de proiect. Acest lucru trebuie să îl ştiţi înainte să citiţi această carte. Îm schimb, vă va arata cum să fiţi mai productivi în întervalul orelelor de muncă şi să petreceţi mai puţin timp la masa de lucru.

Ca o concluzie, vă recomand să va delegaţi sarcinile ori de câte ori vă stă în putinţă şi să vă relaxaţi cât mai mult timp posibil, la urma urmei în viaţă avem tot mai mult nevoie de acest lucru.

Pe curând.

 

 

 


Am fost mereu puţin sceptică în ceea ce priveşte utilizarea reţelelor de socializare în domeniul Managementului de Proiect. Să nu mă înţelegeţi greşit folosesc Facebook în fiecare zi, mai ales pentru a intra în legătură cu prietenii. Totuşi nu am crezut niciodată că aş putea să folosesc o reţea de socializare pentru a realiza un proiect.

Într-un final am decis să utilizez Facebook-ul pentru un proiect pe termen scurt cu echipa mea ca să verific dacă această decizie a fost de ajutor sau mi-a creat obstacole şi mai mari. Astfel, fiecare membru al echipei şi-a creat un cont de “afaceri” pe Facebook, ne-am “împrietenit” şi, prin urmare, am creat un grup mic în care fiecare din noi avea posibilitatea să vizualizeze mesajele transmise în cadrul contului respectiv. I-am rugat pe fiecare din membrii echipei să intre pe contul lor alternativ de Facebook pe parcursul zilei ori de câte ori au posibilitate şi este necesar şi să posteze pe peretele lor, în principiu dimineaţa şi după-masa, un anunţ privind stadiul activităţilor individuale. Acest deziderat a urmărit două chestiuni – în primul rând să îmi confirme că membrii echipei au fost activi pe cont şi disponibili în acelaşi timp şi, în al doilea rând, să îmi ofere informaţii privind activităţile desfăşurate în decursul zilei respective.

Pentru sedinţele de brainstorming, am folosit chat-ul şi video-conferinţa oferită prin Facebook, iar pentru “cartografierea” ideilor membrilor echipei şi întocmirea unor diagrame s-a folosit o aplicaţie soft https://www.mindmeister.com/.

Din păcate această aplicaţie nu este Inclusă în Facebook dar puteţi să o accesaţi print-un cont de Facebook. Pentru distribuirea documentelor s-au folosit serviciile oferite prin intermediul site-ului http://docs.com/, care ne-a permis să creăm şi să descărcăm documente MOffice: Doc, Excel şi Power Point.

Am constatat că întreaga echipă a fost capabilă să colaboreze, discute idei, planuri şi să analizeze diferite documente.

În concluzie, cred că Facebook-ul ar putea fi cu adevărat un instrument de colaborare funcţional pentru realizarea unor proiecte mai complexe dacă s-ar crea unele aplicaţii în acest sens. Am încredere că viitorul Facebook-ului va încorpora aceste aplicaţii şi îl va face mai productiv şi util diverselor categorii de utlizatori.

Toate cele bune!


Vă recomand cu încredere să citiţi cartea lui Eliyahu M.Goldratt – Scopul: un proces al imbunatatirii continue (The Goal: A Process of Ongoing Improvement), best-seller din 1984 şi recunoscută drept una din cărţile de management cu cele mai mari vânzări în lume. „Scopul” este un imn al bunului simt. Este o carte în care se arată ce trebuie sa facem pentru a scăpa de propria noastră inerţie şi astfel a ne schimba organizaţiile în care lucrăm. Multe firme din cele mai diverse ţări au prosperat pe această cale. În aceasta carte dr. Goldratt prezintă soluţionarea logică şi practică a unui şir de probleme care privesc opt funcţii de bază ale oricărei întreprinderi.

Pe drept cuvânt, cartea a schimbat radical mii de firme şi vieţi omeneşti, din întreaga lume.


PM_QUOTE 045: KNOW IT ALL

„The most valuable and least used phrase in a project manager’s vocabulary is „I don’t know”.

PM_QUOTE 044: TWO WAYS OF MANAGING PROJECTS

„Projects happen in two ways: (a) Planned and then executed or (b) Executed, stopped, planned and then executed.”

PM_QUOTE 043: BE COMFORTABLE BEING UNCOMFORTABLE

„The most successful project managers have perfected the skill of being comfortable being uncomfortable.”

PM_QUOTE 042: PLANNING AND EXECUTION

„Planning without Execution is useless, Execution without Planning is fatal.”

PM_QUOTE 041: OPTIMISM, YOUR NAME IS PROJECT MANAGER

„If you’re 6 months late on a milestone due next week but really believe you can make it, you’re a project manager.”

PM_QUOTE 040: THINKING UNDER PRESSURE

                            „People under pressure do not think faster.”

PM_QUOTE 039: THINGS WILL GO WRONG

“If there is a 50% chance of something going wrong then 9 times out of 10 it will, so plan accordingly.”

PM_QUOTE 038: OVERTIME ALLOWANCE IS A MYTH

“Overtime allowance is a figment of the naive project manager’s imagination.”

PM_QUOTE 037: MISSION IMPOSSIBLE

“No project has ever finished on time, within budget, as per scope. We’re still waiting for the 1st one.”

PM_QUOTE 036: NEVER UNDERESTIMATE

“Never underestimate the ability of senior management to buy a bad idea and fail to buy a good idea.”

PM_QUOTE 035: HOURS DON’T COUNT

„It’s not the hours that count, it’s what you do in those hours.”

PM_QUOTE 034: ATTACK THE RISKS

„If you don’t attack the risks, the risks will attack you.”

PM_QUOTE 033: LOOSE YOUR HEAD

„If you can keep your head while all around you are losing theirs, you haven’t understood the plan.

PM_QUOTE 032: PROJECT DATA INTERPRETATION

„If you can interpret project status data in several different ways, only the most painful interpretation will be correct.”

PM_QUOTE 031: NOT WRITTEN? NOT SAID!

From a Project Management standpoint, „a verbal contract isn’t worth the paper it’s written on”. In short, „what hat NOT been written, had NOT been said”

PM_QUOTE 030: NO NO WITHOUT YES

Never allow a person to tell you NO who doesn’t have the power to say YES. – Eleanor Roosevelt

PM_QUOTE 029: PROJECT MANAGERS vs. TEA BAGS

Strong Project Managers are like tea bags. The more you put them in hot water, the stronger they get.

PM_QUOTE 028: LUCKY PROJECT MANAGERS

Agreed, there are no good project managers – only lucky ones, but, the more you plan the luckier you get

PM_QUOTE 027:IMPERFECT BETTER THAN NOTHING

„Better to do something imperfectly than to do nothing flawlessly.” – Robert Schuller

PM_QUOTE 026: PROJECT IS A TRUMPET

„Life (read Project) is something like a trumpet. If you don’t put anything in (strategize & plan), you won’t get anything out (desired results & outputs).”


PM_QUOTE 025: ADJUST ACTIONS, NOT GOALS

„When it is obvious that the goals cannot be reached, don’t adjust the goals, adjust the action steps.” – Confucius

PM_QUOTE 024: PROJECT PROGRESS

Projects progress quickly until they become 95% complete; then they remain at 95% complete forever.”

PM_QUOTE 023: FOCUS ON METHODS, NOT TACTICS

Do not repeat the tactics which have gained you one victory, but let your methods be regulated by the infinite variety of circumstances. – Sun Tzu c. 490 BC, Chinese military strategist

PM_QUOTE 022: SPEECH IS SILVER, SILENCE IS GOLDEN

The right word may be effective, but no word was ever as effective as a rightly timed pause. – Mark Twain

PM_QUOTE 021: JUGGLING PROJECT MANAGEMENT

Project management is like juggling three balls – time, cost and quality. Programme management is like a troupe of circus performers standing in a circle, each juggling-three balls and swapping balls from time to time.  G. Reiss

PM_QUOTE 020: SHOW THEM THE WAY

Of all the things I’ve done, the most vital is coordinating the talents of those who work for us and pointing them towards a certain goal. – Walt Disney

PM_QUOTE 019: PROJECT MANAGER IS A BANDMASTER

Project managers function as bandmasters who pull together their players each a specialist with individual score and internal rhythm. Under the leader’s direction, they all respond to the same beat. – L.R. Sayles

PM_QUOTE 018: INTENTIONS OF PLANNING

Plans are only good intentions unless they immediately degenerate into hard work. – Peter Drucker

PM_QUOTE 017: PROJECTS WITHOUT A CRITICAL PATH

A project without a critical path is like a ship without a rudder. – D. Meyer

PM_QUOTE 016: MANAGING PROJECTS WITHOUT A WBS

Running a project without a WBS (work breakdown structure) is like going to a strange land without a roadmap. – J. Phillips 

PM_QUOTE 015:STRONG PROJECT MANAGER

„Everyone asks for a strong project manager but when they get him, they want him NO MORE”.

 

PM_QUOTE 014: MANAGING PROJECTS WITHOUT A GAME PLAN

Trying to manage a project without project management is like trying to play a football game without a game plan. — K. Tate

PM_QUOTE 013: SOMETHINGS WRONG!

“If everything is going exactly to plan, something somewhere is going massively wrong.”

PM_QUOTE 012: IT’S A POLICY!

“If it happens once it’s ignorance, if it happens twice it’s neglect, if it happens three times it’s policy.”

PM_QUOTE 011: GOOD PROJECT MANAGER

“Good project managers admit mistakes: that’s why you so rarely meet a good project manager.”

PM_QUOTE 010:CHANGE FREEZE IS AN ABOMINABLE SNOWMAN

„A change freeze is like the abominable snowman: it is a myth and would anyway melt when heat is applied”.

PM_QUOTE 009: AUTHORITY WITHOUT  WISDOM

Authority without wisdom is like a heavy ax without an edge, fitter to bruise than to polish. — Anne Bradstreet

PM_QUOTE 008: TELL-SHOW-DO

Tell me and I’ll forget, show me and I may remember, involve me and I’ll understand –Chinese Proverb

PM_QUOTE 007: WHY BOTHER PLANNING?

“A badly planned project will take three times longer than expected – a well planned project only twice as long as expected.”

PM_QUOTE 006: KEEP TALKING FOR PROJECT SUCCESS
„Speech has allowed the communication of ideas, enabling human beings to work together to build the impossible. Mankind’s greatest achievements have come about by talking and its greatest failures by not talking. It doesn’t have to be like this. Our greatest hopes could become reality in the future. With the technology at our disposal, the possibilities are unbounded. All we need to do is make sure we KEEP TALKING.” — Stephen Hawking

PM_QUOTE 005: PROJECT IS A COMBINATION LOCK

„A Project is like a combination lock. To strive for project success, your job as a project manager is to find the right numbers, in the right order.”

PM_QUOTE 004: RUN TOWARDS YOUR FEAR

„I don’t run away from a challenge because I am afraid. Instead, I run toward it because the only way to escape fear is to trample it beneath your feet.” Nadia Comaneci

PM_QUOTE 003: YOUR DELAY, MY EMERGENCY

„A delay on your end does not automatically mean an emergency on my end”.

PM_QUOTE 002: ALWAYS HELP YOUR TEAM

“I can help you do your job. Unfortunately, I cannot help you by doing your job”.

PM_QUOTE 001: WHO IS THE LEADER? “A good leader takes his/her followers where they want to go. A great leader does not necessarily take his/her followers where they want to go, but where they ought to go”.

 

 

 

 



Vi s-a întâmplat vreodată să fiţi implicat într-un proiect în care marea majoritatea a membrilor echipei să nu se afle în aceeaşi clădire, în acelaşi oraş sau chiar pe aceleaşi fuse orare? Un exemplu extrem ar fi cel al unui flux de muncă, denumit metaforic “follow-the-sun” sau “urmează soarele”, în care sarcinile sunt transferate zilnic între locaţii diferite ale proiectului (ex.Australia, SUA şi Europa / Orientul Mijlociu / Africa). Un astfel de flux de muncă se aplică tocmai pentru a reduce durata proiectului şi pentru a creşte capacitatea de reacţie. Prin urmare, munca în cadrul proiectului “urmează soarele” prezintă şi un flux continuu. De exemplu, la sfârşitul unei zile, o echipă de proiect din San Francisco (California) va transmite sarcinile de lucru unei echipe din India (New Delhi), care, la rândul său cînd vine sfîrşitul zile sale de lucru, va transfera activităţile înapoi echipei din California. Este evident că membrii unei echipe a căror locaţii sunt supuse fusurilor orare atât de diferite (unii se pregătesc să meargă la culcare, în timp ce pentru unii ziua de-abia începe), este greu ca ei să lucreze concomitent. Iată câteva sfaturi pentru a lucra într-o echipă supusă acestor condiţii.

Keep reading…